Trident Kft
- Program
- Dimop Plusz-1.1.2A-24
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
Blyxa Consulting
Pályázati projektmenedzsment és elszámolás
A pályázati projektmenedzsment a támogatás elnyerése utáni adminisztratív és dokumentációs feladatok kezelését jelenti. Ide tartozhatnak a kifizetési kérelmek, szakmai és pénzügyi beszámolók, hiánypótlások, projektmódosítások, indikátorok követése, helyszíni ellenőrzésre való felkészülés és a fenntartási időszak feladatai. A pontos teendőket mindig az adott program szabályai határozzák meg.
A pályázat megnyerése nem a folyamat vége
A támogatói döntés fontos mérföldkő, de a projekt valódi megvalósítása ezután kezdődik. A vállalkozásnak nemcsak üzletileg kell végrehajtania a beruházást, hanem úgy is, hogy az összhangban legyen a jóváhagyott pályázattal, a támogatási dokumentumokkal és a program elszámolási szabályaival.
Egy beszállítóváltás, műszaki tartalom módosítása, határidőcsúszás vagy költségátrendezés pályázati szempontból is következményekkel járhat. Ezért a projektmenedzsment nem utólagos „papírmunka”, hanem a megvalósítás folyamatos kísérése.
Mikor van szükség pályázati projektmenedzsmentre?
Különösen akkor, ha a projekt több beszállítót, több költségelemet vagy hosszabb megvalósítási időt tartalmaz; időközi kifizetési kérelmeket kell beadni; műszaki vagy üzleti változások várhatók; indikátorokat és vállalásokat kell követni; vagy a projekt fenntartási időszakot ír elő.
Egy kisebb projekt is igényelhet alapos dokumentációt, de nagyobb és összetettebb beruházásoknál különösen fontos, hogy a pályázati adminisztráció ne maradjon a projekt végére.
Milyen feladatokat kezelhetünk?
Támogatási előleg és kifizetési kérelmek
Ha a program előleget vagy időközi kifizetést enged, a dokumentáció és az időzítés közvetlenül befolyásolhatja a projekt cash-flow-ját. A szükséges számlákat, szerződéseket, teljesítésigazolásokat és egyéb bizonylatokat rendezetten kell kezelni.
Szakmai és pénzügyi beszámolók
A projekt előrehaladását a program szerint időszakos vagy záró beszámolókkal kell igazolni. A beszámoló tartalmának összhangban kell lennie a jóváhagyott projekttel és a tényleges megvalósítással.
Hiánypótlások
A támogató további dokumentumot, pontosítást vagy javítást kérhet. A határidők rövidek lehetnek, ezért fontos, hogy a projekt dokumentumai ne szétszórtan, utólag legyenek összegyűjtve.
Projektmódosítás
A valós üzleti projektek változhatnak. Beszállító, eszköz, műszaki tartalom, költségsor vagy ütemezés módosulhat. A fontos kérdés ilyenkor az, hogy a változás milyen eljárást igényel: egyszerű dokumentálást, bejelentést, jóváhagyást vagy formális szerződésmódosítást.
Kapcsolattartás
A pályázati adminisztráció része lehet a támogató vagy közreműködő szervezet felé történő dokumentált kapcsolattartás. A pontos felelősségi kör a megbízás szerint alakul.
Helyszíni ellenőrzés
A projektet helyszínen is ellenőrizhetik. Az eszközök, dokumentumok, teljesítések, kommunikációs kötelezettségek és vállalások rendezett nyilvántartása jelentősen megkönnyíti az ellenőrzést.
Indikátorok és vállalások követése
Létszám, árbevétel, termelési kapacitás, energetikai mutató vagy más program-specifikus vállalás is kapcsolódhat a projekthez. Ezek teljesülését nem a záró beszámoló előtt kell először ellenőrizni.
Mit jelent a pályázati elszámolás?
A pályázati elszámolás célja annak dokumentálása, hogy a támogatott költségek a jóváhagyott projekt szerint merültek fel és megfelelnek a program követelményeinek.
Ehhez összhang szükséges a jóváhagyott költségvetés, a szerződések, számlák, kifizetési bizonylatok, teljesítési dokumentumok, műszaki tartalom és a tényleges projekt között.
Segítünk az elszámoláshoz szükséges dokumentáció összeállításában és a projekt adminisztratív feladatainak kezelésében az adott program szabályai szerint.
Mi történik, ha változik a projekt?
A vállalkozás működése nem áll meg a támogatási időszakban. Előfordulhat beszállítói probléma, árváltozás, szállítási csúszás, technológiai módosítás vagy más üzleti körülmény.
A legfontosabb szabály: jelentős változás előtt érdemes pályázati szempontból is ellenőrizni a következményt. Sok problémát az okoz, hogy egy üzletileg teljesen érthető döntésről csak utólag derül ki, hogy a támogatási feltételek szerint előzetes bejelentés vagy jóváhagyás kellett volna.
Fenntartási időszak
A projekt fizikai és pénzügyi lezárása után is maradhatnak kötelezettségek. A fenntartási időszakban bizonyos eszközöket, tevékenységeket, létszámot, telephelyet vagy más vállalást fenn kell tartani, és időszakos jelentési kötelezettség is lehet.
A projekt végén ezért célszerű külön fenntartási feladatlistát készíteni:
- milyen határidők maradnak;
- milyen dokumentumot kell megőrizni;
- milyen mutatót kell követni;
- milyen változást kell bejelenteni;
- ki a vállalkozáson belüli felelős.
Más írta a pályázatot? Ettől még segíthetünk
A projektmenedzsment nem feltétlenül csak olyan projektnél releváns, amelynek pályázatát a Blyxa készítette. Ha egy vállalkozás már rendelkezik támogatói döntéssel vagy folyamatban lévő projekttel, első lépésként át kell tekinteni a teljes jóváhagyott dokumentációt, a támogatási feltételeket és a jelenlegi projektstátuszt.
Ilyenkor nem ígérhető automatikus átvétel. Előbb fel kell mérni, milyen dokumentumok állnak rendelkezésre, mi történt eddig, milyen határidők közelednek és van-e rendezetlen változás.
Kérek projektáttekintéstMilyen dokumentumrendet érdemes kialakítani?
Már a projekt elején érdemes egységes mappastruktúrát használni. Tipikus csoportok:
- jóváhagyott pályázat és támogatási dokumentumok;
- beszállítói ajánlatok és szerződések;
- számlák és kifizetési bizonylatok;
- teljesítési igazolások;
- műszaki dokumentáció;
- fotók és átadás-átvételi dokumentumok;
- hivatalos levelezés;
- módosítások és jóváhagyások;
- beszámolók és kifizetési kérelmek.
A rendezettség nem adminisztratív luxus. Gyorsabbá és ellenőrizhetőbbé teszi a projekt kezelését.
Egyeztessünk a nyertes projektedről
Projektmenedzsmentről egyeztetekMikor érdemes már a projekt indulásakor bevonni a pályázati projektmenedzsert?
A legjobb időpont jellemzően a támogatói döntés és a végleges támogatási feltételek megismerése után, még a jelentős beszerzések, szerződéskötések és műszaki módosítások előtt van. Ekkor készíthető egy induló feladatlista a mérföldkövekről, dokumentációs kötelezettségekről, kifizetési pontokról és felelősökről.
Ha a projekt már fut, akkor sem feltétlenül késő segítséget kérni. Ilyenkor az első feladat egy státuszfelmérés: mi valósult meg, milyen szerződések és számlák állnak rendelkezésre, milyen határidők közelednek, történt-e eltérés a jóváhagyott tartalomhoz képest, és van-e olyan változás, amelyet még kezelni kell.
A jó projektzárás sem csak az utolsó számla kifizetését jelenti. A lezáráskor ellenőrizni kell a projekt szakmai és pénzügyi teljesülését, a szükséges beszámolókat, a dokumentumok megőrzését és azt, milyen fenntartási kötelezettségek maradnak a következő évekre.
A projektmenedzsment értéke végső soron az, hogy a vállalkozás üzleti döntései és a támogatási kötelezettségek ne külön világként működjenek, hanem ugyanabban a követhető projektfolyamatban legyenek kezelve.
Vállalati pályázati referenciák
Forta Trans Kft
- Program
- Ginop Plusz-1.2.4-24
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
OCTOSYS Kft
- Program
- Ginop Plusz-1.2.4-24
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
M&M Tiszafüred Kft
- Program
- Ginop Plusz-1.2.4-24
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
Retro Holz Faipari Kft
- Program
- Ginop Plusz-1.2.4-24
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
AB Dent Design Kft
- Program
- Ginop Plusz-1.4.3-24 KKV hitel
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
Pitek Lösung Kft
- Program
- Ginop Plusz-2.1.3-24 innovációs
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
Riwi Buildit Kft
- Program
- Ginop Plusz-2.1.3-24 innovációs
- Státusz
- Megvalósítás alatt
- Blyxa feladata
- Pályázatírás és Projektmenedzsment
Tartalom frissítve:
Szerkesztőségi felelősség: Blyxa Consulting